Managementul timpului

Managementul timpului

Chiar daca putini manageri constientizeaza, incapacitatea celor cu care lucreaza de a-si controla propriul timp este unul dintre cele mai intalnite motive ale performantelor scazute.

In acceptiunea comuna, managementul timpului se reflecta in termene respectate, in planificarea eficienta a timpului de lucru si personal si in delegarea sarcinilor. Pare simplu, in realitate nu am cunoscut inca persoana care sa declare ca cele 24 de ore zilnice ii ajung sa-si faca treaba la serviciu, sa petreaca timp suficient cu cei dragi sau sa-si cultive pasiunile si sa se odihneasca suficient. Fiecare bucatica taiata din timpul personal sau profesional genereaza frustrari, nemultumiri care, asemeni unui cerc vicios, ne afecteaza intrega existenta. Timpul este de fapt ochiul diavolului!

Exista o veste buna: abilitatile de time management sunt… abilitati. Asadar ele se educa, se dezvolta, neexistand “alesi” ai sortii capabili sa le dobandeasca. Vestea mai putin buna este aceea ca ele depind totusi de niste atribute capatate de indivizi pe cale genetica, de exemplu de anumite procese psihice cognitive (gandire si memorie in special).

Retete minune despre cum sa fiti un bun manager al timpului gasiti la tot pasul. To do list, o relatie responsabila cu timpul, delegarea, taierea de pe lista a sarcinilor neimportante, dar acaparatoare, mai putin rasfat, mai multa munca, bla bla bla. Adaptarea lor este insa esentiala. De exemplu, sa facem o lista de prioritati! Dar care ne sunt de fapt prioritatile?

Timpul nu este elastic, peceptia lui este insa foarte relativa. Momentele de satisfactie fac cat zilele de truda, momentele de fericire cat ceasurile de necaz. Managementul timpului este de fapt o chestiune de disciplina, de ordine in gandire si in viata personala si profesionala. A gandi scenele vietii ca fiind distincte, a putea pune in asteptare prietenii si familia la serviciu, precum si serviciul atunci cand suntem deja in spatiul nostru intim, sunt abilitati ce vin la pachet cu experienta de viata si profesionala. Prioritatile, cele zilnice, marunte si numeroase, rezulta din prioritatile setate de noi in mod realist, clar si flexibil in diverse cicluri ale vietii: uneori primeaza cariera, alteori viata familie, etc.

Daca la nivel personal pare destul de dificil, la nivel organizational lucrurrile sunt aparent mai simple.

Se incepe de la exemplul personal, propagat descendent (de la top management spre middle si low). Stiu ca pare incredibil, insa nu poti cere unor oameni sa-si planifice eficient timpul cand tu ca manager il risipesti mai ceva decat se prapadesc banii publici autohtoni. Se continua apoi cu un sistem eficient de management al sarcinilor. Atat “urgent” cat si “necesar” sunt adjective care suporta grade de comparatie.

Nu in ultimul rand, in faza de recrutare si selectie trebuie sa se tina cont de abilitatile de time management ale candidatilor. Intrebari precum “Ti s-a intamplat sa depasesti un termen limita? De ce? Ce ai face sa nu se mai intample?”, “Cum iti organizezi timpul zilnic?” sau diverse alte intrebari situationale?ori comportamentale pot dezvalui abilitatile sau incapacitatea de a planifica in mod eficient timpul de lucru.

Asa cum spuneam, aceste abilitati pot fi dezvoltate. Daca la nivel personal, cu ajutorul unei sesiuni de coaching ne putem afla si conduce prioritatile, la nivel organizational se pot organiza sesiuni de training interne sau externalizate. Este insa esential insa ca aceste programe sa fie adaptate atat nevoilor individuale cat si nevoilor companiei, fluxurilor de comunicare, a modului de organizare in general.

Poate cea mai buna constatare despre time managementul ii apartine unui personaj al autorului american John Dos Passos: “Amanarea este hotul timpului”.

Ati pierdut timpul cu acest articol? Intoarceti-va acum la lucrurile importante!