Comunicarea interna – directii, caracteristici, bariere

Comunicarea interna – directii, caracteristici, bariere

Cel mai putin invocat concept din managementul autohton al resurselor umane, comunicarea interna defineste totalitatea mijloacelor si cailor de comunicare folosite in cadrul companiei.

Desi multi o considera unidirectionala, comunicarea interna prezinta de fapt doua tipuri de orientari:

Pe verticala – intre top management si marea masa a angajatilor;
Pe orizontala – intre departamente sau entitati aflate in relatii de colaborare, nu subordonare.

Comunicarea pe verticala poate fi randul ei ascendenta – de jos in sus si descendenta – de sus in jos.

Cea descendenta, ridica probleme reale specialistilor HR datorita diferentelor dintre emitator si receptor. Astfel, mesajul trebuie intotdeauna sa raspunda nevoii celor doua entitati, adica pe de o parte a nevoilor top managementului, care vrea sa comunice ceva si a angajatilor, care de regula vor sa auda altceva. Ca mediator, departamentul de resurse umane este cel care adapteaza mesajul si il comunica in mod inteligibil, optim, in asa fel incat sa produca reactia asteptata.

Ce vor top managerii sa comunice? In general vor performante mai bune, cu costuri mai mici, vorbesc despre eficienta, disciplina, respectarea procedurilor si regulilor.

Ce vor angajatii sa auda? In general vor sa auda ca si-au facut treaba bine si vor sa fie implicati in luarea deciziilor.

Cum unifici cele doua tipuri de asteptari? Solutia de compromis este intotdeauna optima. De asemenea, cu cat mesajul este mai simplu si mai direct, cu atat are sanse mai mari sa fie perceput in mod corect.

La randul ei, comunicarea ascendenta isi pierde adesea mesajul pe traseu, datorita faptului ca putini manageri de top considera ca angajatii pot avea ceva important de spus. Singurele metode de comunicare ascendenta eficiente sunt cele organizate si conduse de catre departamentele de HR (survey-uri ale satisfactiei angajatilor, evaluari 3-4D, etc).

Cum poate fi optimizata comunicarea pe vericala? Un prim pas ar fi incurajarea ei. Politica usilor deschise, redactarea de mesaje in concordanta cu cultura organizationala, feed-back-ul constant sunt cele care pot crea atat cai de comunicare eficienta, cat si o atmosfera degajata la locul de munca.

Comunicarea pe orizontala, ridica la randul ei probleme datorita faptului ca, aflati pe aceeasi scara organizationala, atat emitatorul cat si receptorul au interesul de a deforma uneori mesajul in functie de interese punctuale. Apare din nou rolul ingrat al specialistului HR de a gasi caile si metodele adecvate de comunicare care sa nu permita deformarea esentiala a mesajului.

Cum eficientizezi comunicarea pe orizontala? Creionand o schema general valabila si unanim respectata de comunicare. De exemplu, in cadru organizational, nimic important din ceea ce se comunica verbal nu trebuie sa ramana asa. Vorba Volant, Scripta Manet. De asemenea, comunicarea interdepartamentala defectuoasa trebuie mediata imediat ce apar primele semne.

Principalele bariere in comunicarea interna, indiferent de tipul ei, sunt:

o Cultura organizationala defectuoasa. Daca top managementul creaza o cultura organizationala paranoica, bazata pe informatii controversate sau conflictuale, restul echipelor nu vor face decat sa propage aceasta tendinta.

o Lipsa de pozitionare atunci cand se realizeaza recrutarea angajatilor. Daca echipele sunt eterogene, lipsite de coeziune si empatie, vor comunica intotdeauna defectuos. In general, atunci cand se recruteaza si selecteaza noii colegi, specialistii HR trebuie sa aiba in vedere adeziunea la acelasi tip de valori, similitudinea din punct de vedere al nivelului cultural sau orice alt punct comun. Daca, de exemplu in departamentul vanzari, sunt alese elitele, in departamentul tehnic, cei mai ieftini, iar la secretariat nepoata sefului, sunt sanse mari ca acesti indivizi sa nu gaseasca acel reper comun care sa-i ajute in comunicare.

o Exista si bariere incidentale. Dupa cum spuneam, interese de moment, persoane demotivate, conflicte mai mult sau mai putin spontane, pot influenta comunicarea interna. In ceea ce priveste comunicarea pe verticala, in momentele de cumpana ale companiilor, aceasta este puternic inflentata de lipsa de credibilitate pe care o capata top managementul.