Bugetul departamentului de resurse umane reprezinta o adevarata Fata Morgana a companiilor mici si mijlocii si spun asta pentru ca majoritatea celor care le conduc considera ca atragerea, motivarea si dezvoltarea resurselor umane costa mai nimic.
Este, in mod evident, o mentalitate paguboasa: bugetarea eficienta a activitatilor de resurse umane reprezinta un instrument important in cresterea organizationala si orice companie care o face poate confirma.
De ce este importanta o bugetare corecta?
Un prim beneficiu ar fi previzionarea si mobilizarea din timp a finantelor necesare bunei functionari a activitatii de resurse umane.
Un altul ar fi insasi mai buna organizare a activitatii departamentului, deoarece a gandi un buget inseamna a anticipa toate activitatile care-l solicita.
Dar poate cel mai important este mesajul pe care-l transmitem angajatilor: “sunteti cu adevarat importanti, atat timp cat alocam bani sufienti ca sa va fie bine”.
Ce regasim cel mai des in bugetul de de resurse umane?
De cele mai multe ori bugetul departamentelor HR sunt alcatuite doar din salarii si beneficii, externalizarea activitatii de administrare de personal, publicitatea ofertelor de job si sesiunile de instruire.
Ce ar trebui sa contina bugetul de resurse umane?
Intradevar, cea mai mare parte a bugetului este formata din salarii, taxe aferente si beneficii. Dar exista si numeroase alte arii de activitate care solicita finantari.
Exista partea de compensatii, care apar in cazul in care compania isi restrange activitatea, se decide sa inchida anumite linii de business sau intentioneaza sa concedieze persoane cheie.
In plus, orice departament de HR trebuie sa aiba nu doar banii de salarii, ci si un buget anual alocat cresterilor salariale si noilor angajari, buget alcatuit in conformitate cu cerintele pietei.
Recrutarea si selectia sunt de asemenea mari consumatoare de timp si bani. Publicitatea ofertelor de job, participarea la targuri de joburi, diverse alte activitati de promovare trebuie bugetate corespunzator. In ceea ce priveste selectia, testele profesionale sau psihologice solicita la randul lor sume alocate.
Externalizarea unor procese este foarte importanta pentru ca departamentul sa aiba timp sa se ocupe de ceea ce este cu adevarat important, solicitand astfel bugete dedicate. Administrarea de personal si selectia sunt cele mai predispuse externalizarii, dar exista si alte procese importante care li se pot alatura. Cea mai ingnorata este testarea satisfactiei angajatilor, care are un grad mai ridicat de obiectivitate daca este facuta de cineva din exteriorul organizatiei. Exista totusi numeroase alte arii in care o companie poate solicita consultanta HR: managementul performantei, schimbarea organizationala, evaluarea angajatilor si numeroase altele.
Sanatatea si siguranta muncii necesita sume de bani anuale, atat datorita legislatiei cat si nevoilor organizationale.
Instruirea si dezvoltarea profesionala merita, de asemenea, un buget alocat. Acestea genereaza motivatie si know-how, adica performanta.
Nu trebuie uitate nici evenimentele organizationale, foarte importante pentru imbunatatirea comunicarii din cadrul companiei: teambuilding-uri sau diverse alte iesiri din spatiul organizational, trebuie sa aiba buget alocat.
Tehnologia costa si ea. Achizitia, mentenanta si update-urile unor aplicatii software specifice sunt extrem de importante in eficientizarea proceselor HR.
Costurile de relocare, in cazul unor candidati valorosi sau al celor greu de gasit in aria geografica de activitate trebuie, de asemenea, trecute in bugetul de cheltuieli.
Eventualele situatii conflictuale cu angajatii trebuie la randul lor prevazute. In cazul in care compania urmeaza sa schimbe proceduri sau sa disponibilizeze, respectivele sume trebuie crescute comparativ cu anii anteriori.
Chiar daca nu pare mare lucru, departamentul HR este un mare “mancator” de consumabile. Agende, carti de vizita, imprimarea de adeverinte, CV-uri, recomandari, consuma anual sume consistente.
In cazul in care compania are prezenta geografica multipla, trebuie bugetate si cheltuielile de cazare/ calatorie a membrilor departamentului de resurse umane.
As adauga anual o suma prin care compania isi aduce contributia catre piata muncii: sesiuni de instruire interne organizate pentru elevi sau studenti, zile ale portilor deschise, sponsorizari pentru licee sau universitati de profil. Daca fiecare firma s-ar gandi sa si ofere, nu doar sa ceara, piata muncii ar arata cu siguranta altfel.
La toate acestea se alatura cheltuielile neprevazute. Pot aparea oricand noi nevoi de instruire sau recrutare, procese de head-hunting, conflicte de munca sau noi activitati impuse de sfera legislativa, care are o dinamica greu de previzionat.
Iata ca un departament de resurse umane are nevoie de bani pentru a functiona eficient. Din pacate “veniturile” pe care le realizeaza sunt inestimabile, deci aproape imposibil de cuantificat, de aici si parcimonia in a le alimenta conturile.