Cu aproximativ un an in urma, compania Dell Inc. avea nevoie de un sales executive in China. Managerii s-au uitat in baza de date interna care inregistreaza abilitatile si experienta angajatilor si au gasit un sales leader care isi terminase perioada de transfer in Australia. Postul din China cerea experienta in realizarea de strategii si in conducere de echipa, aceasta persoana nu numai ca avea experienta in regiunea Pacific- Asiatica, dar de asemenea avea toate aceste abilitati. Astfel, a primit jobul.

Aceasta este dovada ca o baza de date de abilitati, a devenit un tool foarte popular in companiile mari intrucat se poate tine evidenta clara a abilitatilor angajatilor. Managerii spera sa tasteze in baza de date pentru a umple nevoile specifice, asa cum a facut-o Dell, pentru a anticipa si preintampina criza de talente precum si pentru a putea dezvolta planuri de cariera specifice.

Conceptul este foarte simplu. Angajatorii isi creeaza o baza de date cu abilitatile si acreditarile fiecarui angajat cum ar fi: joburile anterioare, profilul tehnic, traininguri, certificari, aptitudini speciale, experienta intr-o anumita regiune geografica, limbile straine si obiectivele de cariera. Departamentul de resurse umane si managerii executivi pot apoi analiza datele intruduse pentru a identifica punctele tari/ slabe la nivelul fortei de munca angajate.

Dar ideile simple pot fi dificil de pus in practica. Angajatii pot gresi sau in mod deliberat isi pot modifica profilul. De asemenea multi manageri pot ascunde informatii, de frica sa nu piarda angajatii cu potential.

Unele companii se bazeaza pe manageri in introducerea respectivelor date. In altele, insusi angajatul isi completeaza propriile informatii, managerii avand doar rolul de a aproba in final. Exista de asemenea si sisteme automate si foarte sofisticate care isi importa singure datele din evaluarile de performante.