Numeroase companii mici/ medii uita sa-si procedurizeze doua aspecte importante ale angajarii: debutul si incheierea ei. Nu ma refer aici la aspectele pur administrative, reglementate legal si cu statut de obligativitate (incheierea CIM, incetarea lui si documentaristica de rigoare). Ci pur si simplu la ceea ce se intampla imediat dupa ce angajatul intra pe usa biroului pentru prima oara cu acest statut si inainte sa iasa lasandu-l in urma.

“Initierea” este o etapa importanta mai ales in cazul joburilor de juniorat sau nespecializate. O procedura clara scade riscul fluctuatiei de personal in primele zile de lucru si ii ajuta pe prospetii angajati sa se adapteze mai usor.

Ce trebuie facut concret?

Preferabil, un coleg “cu state vechi” trebuie desemnat si responsabilizat cu partea de adaptare a celui nou. Astfel,  trebuie sa-i arate spatiul de lucru si anexele (cel de masa, de toaleta, de fumat), sa-i prezinte colegii, sa-i faca un rezumat al procedurilor importante. Tot preferabil ar fi sa existe un “Manual al angajatului” care sa contina ceea ce am scris in articolul cu pricina si multe altele. Acest manual trebuie redactat in asa fel incat sa contina raspunsul la toate intrebarile legale si legitime legate de reguli, proceduri, responsabilitate. Procedura de initiere trebuie formalizata pentru ca toti angajatii sa treaca prin programe similare. Este de preferat ca disponibilitatea initiatorului (colegul cu “state vechi”) sa dureze cel putin in prima luna de la angajare, timp in care sa raspunda la eventualele intrebari, nelamuriri, detalii. Asta inseamna ca trebuie sa le stie! Adica trebuie sa fie clare!

Spre deosebire de “Initiere”, “Incheierea” este o etapa importanta nu pentru angajat ci pentru companie. Procedurile aferente, preferabil formale, au scopul de a impiedica ruptura provocata de plecarea angajatului si de a garanta continuitatea proiectelor/ fluxurilor/ activitatilor. Si in acest caz este recomandat ca un coleg sa fie responsabilizat cu urmarirea acestor proceduri, preferabil cel care va prelua responsabilitatile celui care pleaca.

Procedurile de incheiere trebuie sa includa modul in care se face transferul de cunostinte profesionale sau responsabilitati, dar si modul de evaluare al acestor proceduri. In afara de acestea, trebuie verificate eventualele creante sau imprumuturile pe care angajatul le-a facut in timpul angajarii si restituirea lor sau daca exista clauze speciale privitoare la instruire, confidentialitate care au aparut pe parcursul angajarii.

Ambele proceduri trebuie integrate in mod eficient cu partea administrativa despre care povesteam la inceput, tocmai pentru a le spori eficienta si a le asigura statutul de legalitate.

Nu le neglijati! Recrutarea costa prea mult ca sa o aruncati pe apa sambetei atat de usor. In ceea ce priveste lipsa de continuitate costa infinit mai mult, pentru ca inseamna adesea prejudicii aduse clientilor, asa ca ar trebui cu atat mai mult sa va ingrijoreze!